Die Finanzverwaltung verstärkt im Rahmen von „eGovernment"
zunehmend den Datenaustausch auf elektronischem Wege. Hierzu gehört die
Möglichkeit, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteuer-Anmeldungen und
Umsatzsteuer-Voranmeldungen elektronisch beim Finanzamt einzureichen. Um
eine möglichst schnelle Verbreitung dieser Verfahren voranzubringen, wurden
Arbeitgeber und Unternehmer ab 2005 gesetzlich zur elektronischen
Übermittlung der Daten verpflichtet. Rechtsgrundlagen §§ 41a Abs. 1 und
41b Abs. 1 und 2 EStG, § 18 Abs. 1 UStG i. d. F. des zweiten Gesetzes zur
Änderung steuerlicher Vorschriften (Steueränderungsgesetz 2003) vom 15.
Dezember 2003.
Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind danach
verpflichtet, der Finanzverwaltung die Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b EStG)
bis spätestens 28. Februar 2005 elektronisch zu übermitteln. Dies gilt
erstmals für die Lohnsteuerbescheinigung des Kalenderjahres 2004. Die
elektronische Übermittlung muss nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz
erfolgen und erfordert die Bildung eines lohnsteuerlichen Ordnungsmerkmals
(sog. eTIN) nach amtlich festgelegter Regel durch den Arbeitgeber.
Einzelheiten zum Ablauf der Datenübermittlung bzw. zur Bildung der eTIN
können der Information des Herstellers der von Ihnen verwendeten
Lohnbuchhaltungssoftware, in der die elektronische Übermittlung als neue
Funktion enthalten sein sollte, entnommen werden. Nähere Informationen im
Internet unter www.elster-lohn.de
Bei elektronischer Übertragung entfällt die Erteilung
der Lohnsteuerbescheinigung auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte bzw. die
sonst vorgeschriebene feste Verbindung des maschinell erzeugten
Bescheinigungsvordrucks mit der Lohnsteuerkarte. Nach Ablauf des
Kalenderjahres dürfen Lohnsteuerkarten, die keine Lohnsteuerbescheinigung
enthalten, den Arbeitnehmern nicht zurückgegeben werden. Nur wenn das
Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres endet, oder die
Lohnsteuerkarte eine Bescheinigung eines früheren Arbeitgebers enthält,
ist sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Arbeitnehmer haben jedoch einen
Anspruch darauf, dass sie vom Arbeitgeber einen nach amtlich
vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen
Lohnsteuerbescheinigung erhalten, auf der auch das lohnsteuerliche
Ordnungsmerkmal (eTIN) angegeben ist.
Zur Vermeidung von Rückfragen sollten Arbeitnehmer bei
Aushändigung des Ausdrucks der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung über
das neue Verfahren informiert werden.
Arbeitgeber, die wegen der fehlenden
Übertragungsfunktion ihrer Lohnbuchhaltungssoftware nicht dazu in der Lage
sind, die erforderlichen Daten fristgerecht an die Finanzverwaltung zu
übermitteln, können auf begründeten Antrag ausnahmsweise von der Pflicht
zur elektronischen Übermittlung von Lohnsteuerbescheinigungen des
Kalenderjahrs 2004 befreit werden. Dies gilt ebenso bei Fällen
unterjähriger Beschäftigung im Laufe des Jahres 2005. Die Anträge sind
beim zuständigen Finanzamt zu stellen.
